Evaluación de Desempeño - Entrevista de Mejora

PASOS PARA CONDUCIR LA ENTREVISTA DE MEJORA

Comunicar los objetivos de la entrevista de mejora.

Analizar los resultados; brindando datos y no juicios (hacer referencia a la mejora

permanente).

Analizar las competencias a través de “fortalezas consistentes” y “aspectos a mejorar” haciendo referencia al impacto sobre los resultados.

Solicitar al entrevistado cuáles han sido sus aprendizajes.

Brindar un comentario al entrevistado que refleje una opinión de síntesis sobre su desempeño global, incluyendo el logro de los objetivos y la demostración de las competencias.

Cerrar con una frase de aliento y entusiasmo para el entrevistado.

Pedirle al entrevistado que complete sus comentarios sobre el Análisis del Desempeño.

Completar el proceso de mejora.

Cerrar la entrevista con un tono positivo.

Verificar la motivación del colaborador los días siguientes a la entrevista.

CLAVES PARA EVITAR PROBLEMAS EN LA ENTREVISTA DE MEJORA

Recuerde que el éxito de este Análisis está en relación directa con su actuación

como líder. Mientras mejor es su tarea como planificador, coacher, comunicador,
etc., mejor es su desempeño.

Evite las sorpresas. La entrevista de mejora es la formalización del feedback periódico y frecuente que se le da el entrevistado.

Planifique la reunión con anticipación. Elija un momento y lugar donde pueda hablar cómodo y sin interrupciones.

Comunique al entrevistado: fecha, hora y objetivo de la reunión. Prepare al entrevistado.

Prepárese usted. Valide todo con su nivel jerárquico superior. La preparación es la
mayor clave de éxito.

Mantenga un tono cordial y calmo; céntrese en los objetivos.

Mantenga el control de la entrevista. No se deje interrumpir. Establezca reglas de juego para hablar ordenadamente.

No polemice. No levante el tono de voz. No se irrite. Nada de esto sirve.

Suspenda la reunión si no están dadas las condiciones para el proceso de mejora.

Recuerde, el Análisis y Mejora del Desempeño está más centrado en el futuro (Mejora del Desempeño) que en el pasado (Control de Gestión).

ERRORES FRECUENTES EN EL PROCESO DE ANÁLISIS DEL DESEMPEÑO QUE DEBEN EVITARSE

TENDENCIA A LA SOBREVALORACIÓN

Calificar con puntuaciones altas para demostrar que se cuenta con un muy buen grupo de colaboradores.

TENDENCIA CENTRAL

Calificar con puntuaciones intermedias para demostrar que la gestión del área se desarrolla según lo esperado.

TENDENCIA A LA SUBVALORACIÓN

Calificar con puntuaciones bajas para demostrar que se es muy riguroso.

EFECTO HALO

Generalizar y transmitir una opinión favorable o desfavorable de un rasgo o característica del colaborador hacia el desempeño en su conjunto. También es efecto halo cuando un colaborador poco tiempo antes del análisis final de desempeño obtiene algún éxito o fracaso en su tarea y este hecho influye en el análisis de todo el período.

PRIMERA IMPRESIÓN

Analizar el desempeño del colaborador a partir de la imagen que tenemos de él.

OMISIÓN DEL RIESGO

Ignorar variables no controlables por el colaborador.

IMPORTANCIA DEL PUESTO

Considerar más meritoria o eficiente la actuación de un colaborador que desarrolla tareas de mayor complejidad.

REGLAS PARA DAR Y RECIBIR FEEDBACK

A - DAR FEEDBACK

La mejor manera de dar feedback es:

Describir hechos:  “Observe que....”

Ofrecer datos:  “Hubo 10 errores en este informe....”

B - RECIBIR FEEDBACK

La mejor manera de recibir feedback es:

Escuchar activamente: NO CONTRA ARGUMENTAR

Repreguntar y aclarar: NO TRATAR DE JUSTIFICARSE

C – ADEMÁS ES IMPORTANTE

Dar feedback en el tiempo justo

Dar feedback en un tiempo cercano al hecho de observación

Que el feedback sea deseado/esperado

Ser sincero

Que ayude y sirva para mejorar

CLAVES PARA LA INGENIERÍA DEL DESEMPEÑO

Relacionar los resultados obtenidos con la demostración de las competencias.

No quedarse solamente en que la explicación del no logro de los resultados se debe exclusivamente a factores externos del colaborador. (En algunos casos es posible, pero en otros, existe una causalidad en las competencias).

Examinar soluciones profundas. Aquellas que garantizan el cambio deseado. Descartar soluciones sintomáticas.

Comprometer el apoyo en cuanto al suministro de condiciones para el éxito del desempeño del colaborador (recursos, capacitación, motivación, etc.)

Asegurar todo plan de reingeniería del desempeño con: MONITOREO, FEEDBACK Y COACHING.

Comunicar los problemas usando datos para llegar a un juicio conjunto.

Escuchar atentamente los puntos de vista del colaborador.